Bir önceki yazımızda SharePoint 2013 / Office 365 üzerinde workflow kullanımları hakkında temel bilgileri inceledik. Bu yazımızda ise workflowlar içerisinde herhangi bir alanımızın değişmesi halinde kullanıcıya mail atabilen workflow yerel değişkenlerinin (Local Variable) nasıl kullanıldığı temel bir workflow oluşturup sonuçlarını göreceğiz..
1 – Yeni Workflow oluşturma
Daha öncede üzerinde kısaca durduğumuz SharePoint workflow tiplerinden List Workflow komutunu kullanarak mevcut kullanacağımız liste üzerine SharePoint Designer kullanarak yeni bir workflow oluşturuyoruz.
 |
|
Workflow’umuza bir isim vererek gerekli açıklama alanlarını dolduruyoruz. Açıklama alanları birden fazla ekip üyesi ile çalışma halinde iletişimi daha kolay sağlayacağından bir iki kelime ile workflow açıklamanızı yazmanızı tavsiye ederim.
Sonraki aşamamız ise SharePoint designer’ımızın sağ üst köşesinde bulunan Local Variables butonuna tıklamak ve yeni bir değişken tanımlamak.
Local Variables butonuna basar basmaz karşımıza aşağıdaki gibi bir pencere ( kutucuk) açılacak.
Add butonuna basarak değişkenimize bir isim veriyoruz isNotreChanged . Note alanımızın değişip değişmediğimizi WF içinde bu değişkenimizde saklayacağız.
Ekleme işlemimiz tamamlandıktan sonra OK butonuna basarak değişken listemize eklendiğini görüyoruz ve tekrar ikinci bir kez OK butonuna basarak ekrandan çıkıyoruz.
Ekrandan çıkar çıkmaz SharePoint designer bizi Text Based Workflow editöre yönlendirmektedir. Burada ilk olarak boolean olarak tanımladığımız isNotesChanged değerini False ( No) olarak set ediyoruz. Daha sonra ise bir If condition eklememiz gerekmekte bunun için If current Item öğesinin Notes elementinin boş olması halinde isNotesChanged değişkenini YES olarak set ediyoruz. Sonraki satırda ise Current Item ‘ın oluşturucusuna email atmak için workflowumuzu yapılandırıyoruz.
Email atmak için Current Item:Created By yazısına tıklayarak aşağıdaki mail özellikleri penceresini modifiye ediyoruz.
Gerekli alanları ; Subject ve Html metinini doldurarak Ok tuşu ile tekrar text based Workflow editörümüze geri dönüyoruz.
Workflow ana sayfasına giderek bu workflow’umuzun sadece düzenleme (Edit item) modunda olduğunda çalışması için gerekli olan check işaretini atıp, manuel başlangıç check’ini uncheck ediyoruz.
Workflowumuzu Check Error yapıp Publısh ediyoruz. Sayfamızı açarak listemize eklemiş olduğumuz kayıtlardan herhangi birinin not kısmına not ekleyerek kayıt ediyoruz.
Edit edilen kayıt da atadığımız Workflow otomatik olarak çalışacak ve testini gerçekleştirdiğimiz şekilde E-postamızı atacaktır.
Kısaca SharePoint / Office 365 üzerinde yeni workflow ekleyerek , düzenleme zamanı çalışmasını sağladık. Bazı listelerimizi her zaman takip edemiyeceğimiz için bu tip bir workflow ayarlaması ile portalınız üzerinde devamlı kontrol sağlayarak portal’ınızın size haber göndermesini sağlayabilirsiniz.
Intranet portallar üzerinde saatlerce ekranlarımızı açık bırakmak yerine bu tip workflow’lar yardımı ile sistemlerimizi daha hızlı ve erişilebilir halde kontrollerini sağlayabiliriz. Hem bu ufak workflowlar ufak ufak sizi Kurumsal platformda iş akışlarına da terfi etmenize katkıda bulunacaktır.
Faydalı olması dileği ile .
